Comment est-ce que le secteur de bénévolat réussit-il à exceller sans épuiser les milliers de bénévoles et d’employés qui y contribuent?

En janvier dernier, j’ai joint l’équipe de 8 employé.es à Bénévoles Canada (BC) comme adjointe en communication et marketing. Maintenant que mon stage d’étudiante coop tire à sa fin, j’aimerais vous partagez ce que j’ai appris en matière de gestion du personnel et de bénévoles dans l’univers du secteur de bénévolat.

Ce qui m’a poussé à observer la structure de l’organisme de BC est en grande partie mon étonnement face à la quantité et qualité de travail qu’une si petite équipe peut accomplir efficacement et en si peu de temps. J’ai ensuite réalisé que plusieurs des Centres d’actions de bénévole et des organismes appuyés par des bénévoles à travers le pays partagent une similarité alarmante avec BC; ils réussissent à produire et offrir des services qui enrichissent leurs collectivités avec (souvent) peu de ressources allouées. Je tiens donc à me demander, comment le secteur du bénévolat réussit-il à exceller sans épuiser les centaines de bénévoles et d’employés qui y contribuent? Quelle est la recette secrète pour l’efficacité de la gestion de bénévoles et de staff dans ce secteur? Je crois que la recette est différente pour tous les Centres d’action bénévolat et les organismes appuyés par les bénévoles car il y a pleins de facteurs différents qui rentrent en jeu mais, en règle générale, il y a certains ingrédients qui, à mon avis, devraient être la base de chaque recette autant pour des équipes de bénévoles, que d’employés… Les voici!

Veuillez noter que les conseils si bas ne sont que de conseils et la façon que vous les adaptez et percez peuvent être différent selon la structure de votre milieu.

Nous sommes tous égaux!

Même si on peut avoir l’impression et espérer que tous nos membres d’équipes sont traités également, il se peut parfois qu’un individu ne le ressente tout simplement pas. C’est pour cela qu’un bon superviseur est encouragé à prendre le temps qu’il faut pour s’assurer que toutes les voix soient entendues et respectées au sein de l’organisme. Si quelqu’un est plutôt silencieux lors d’une rencontre formelle ou informelle, le superviseur peut, à un moment adéquat, demander l’opinion de cette personne. En d’autres mots, le superviseur devrait savoir que son équipe consiste d’individus ayant des personnalités différentes et qu’il devrait s’adapter au niveau de confort de membres du groupe sans perdre de vu les tâches à accomplir.

Le superviseur s’assure aussi que tous les membres du groupe, peu importe leurs rôles et responsabilités, soient au courant des grandes décisions qui se passent au sein de l’organisme. C’est en prenant en considération l’inclusion de tous les gens contribuant à l’organisme qu’un environnement sain émerge et que l’équipe devient plus confortable à partager des idées qui enrichissent l’apprentissage et la gestion de l’organisme.

La santé avant tout

Les ressources d’organismes ayant des bénévoles sont souvent en jeux. C’est pour cette raison qu’il est important de garder l’équilibre entre les désirs et les besoins. Donc, les leaders doivent s’assurer que l’équipe a des attentes réalistes de leur tâches à accomplir. Pour ce faire, une option facile est de prendre le temps de rencontrer chaque individu et de leur demander d’énumérer leurs tâches au lieu de commencer par les assigner… Pourquoi? C’est une manière efficace de s’assurer que la description de tâche a été bien comprise par l’individu mais aussi d’avoir un aperçu de choses additionnels qui n’ont peut-être pas été considérées par le superviseur. Cette rencontre avec l’individu est aussi un moment opportun pour catégoriser les tâches réalistes de celles qui peuvent être déléguées.

La pression qu’un individu peut se mettre sur soi-même n’est pas souvent facile à percevoir et c’est pour cela que des phrases aussi simples que « nous sommes des humains – pas des robots » ou bien « ce n’est pas la fin du monde si cette tâche sera terminée plus tard » quand vos dates de limites sont flexibles, sont importantes à dire à voix haute autant pour ceux qui semblent l’avoir besoin que pour ceux qui ne le démontrent pas.  Notre société commence juste à reconnaître que la négligence de la santé mentale et physique des gens est omniprésente dans le monde de production de biens et de services.  La distinction entre le temps de se mettre les mains à la pâte et le temps pour un moment de grande respiration collective SANS se sentir coupable est primordiale pour le bienêtre de l’organisme.

Un système d’organisation amusant

Une chose que je ne vous cacherai pas, est que je suis une personne très visuelle et l’usage d’appui visuelle peut faire une grande différence dans mon niveau de performance. Je suis certaine que c’est aussi le cas pour plusieurs employés et bénévoles dans le secteur. Prendre le temps d’observer le style d’apprentissage de tous et de créer un système d’organisation efficace et amusant peut faire une grande différence au sein de l’organisation des tâches. Un système d’organisation amusant peut détendre l’atmosphère parfois tendue due aux nombreuses tâches à accomplir! De plus, faire de la place pour l’humour dans les tâches sérieuses est une façon facile de garder l’équipe d’employés et bénévoles joyeuse et excitée! Par exemple, vous pouvez vous aventurer avec de la peinture à tableau blanc dans un local et utiliser ce gros tableau blanc pour vos formations ou vos séances de remue-méninges.  Une autre idée est d’avoir une petite cloche ou une chanson que vous faites jouer quand une grosse tâche est accomplie! Les célébrations après la complétion d’une grosse tâche devraient faire partie de votre système d’organisation!  

Un moment pour se féléciter

Un vrai cliché, non? Pourtant, c’est tellement important de célébrer les accomplissements de l’équipe.

Je crois qu’il est important que l’équipe félicite aussi leurs superviseurs et qu’il prenne un moment pour reconnaître leur bon leadership. Les superviseurs sont souvent appelés à remercier leurs équipes (par exemple, la Semaine de l’action bénévole) mais remercier les superviseurs est aussi une bonne première étape pour avoir des collaborations plus horizontales dans les organismes. Nous méritons tous d’être reconnus.

Il y a tant d’autres choses qui contribue à la réduction d’épuisement des gens qui contribuent au secteur bénévole. Avez-vous des pratiques créatives qui aident à enrichir un environnement qui permet à l’épanouissement de vos bénévoles ou de vos employés qui travaillent dans le secteur bénévole? Partagez avec nous sur Facebook et Twitter!

Merci à tous les différents organismes qui collaborent avec Bénévoles Canada et mon équipe, Alison Stevens, Elizabeth Dove, Eric Shirley, Martha Aynalem, Kathy Magee, Deborah Pike, Paula Speevak., Katrielle Ethier et Karine Diedrich qui m’ont été source d’inspiration pour ce blogue.