(Le présent blogue a été adapté de diverses ressources produites par Realized Worth (en anglais seulement).  Vous souhaitez obtenir de plus amples renseignements?  Consultez d’autres ressources sur la tenue de séances d’information (en anglais seulement) et de compte rendu avec vos bénévoles.)(en anglais seulement)

Les deux éléments qui comptent le plus pour qu’une expérience bénévole devienne significative sont une présentation adéquate de l’activité, de la cause et de l’organisme, et une bonne séance de compte rendu.  Les techniques expliquées ci-dessous peuvent transformer une expérience bénévole transactionnelle en expérience transformatrice.

Procédez comme suit lors de la séance d’information :

  1. Remerciez chaque participant de sa présence.
  2. Expliquez pourquoi ils sont ici et pourquoi leur présence est importante.
  3. Décrivez le programme de la journée.
  4. Rappelez-leur qu’une brève séance de compte rendu aura lieu à la fin de l’événement.

Ces quatre points sont essentiels, que vous collaboriez ou non avec un partenaire communautaire.  Si vous êtes associé avec un partenaire communautaire, convenez des éléments à aborder lors de la séance d’information et déterminez qui sera responsable de présenter chaque section.

1. Remerciez chacun de sa présence.

Cela peut sembler évident, mais l’expression de votre reconnaissance envers vos bénévoles est quelque chose de trop facile à oublier dans le tumulte de l’organisation.  Laissez-leur savoir que, peu importe ce qu’ils accomplissent dans le cadre de l’activité, le simple fait de se présenter compte pour beaucoup.

2. Expliquez pourquoi ils sont ici et pourquoi leur présence est importante.

Il est essentiel d’établir des attentes.  Si les gens ne savent pas à quoi s’attendre, ils feront des suppositions et risquent de se sentir frustrés.

Plusieurs bénévoles évaluent l’activité en se fondant sur leur propre productivité.  S’ils réussissent à accomplir beaucoup de choses durant la journée, ils en concluent que l’activité est réussie.  Toutefois, s’ils ont peu de réalisations à leur actif, ils seront plus susceptibles de se sentir frustrés.

Votre rôle consiste entre autres à ajuster leurs attentes.  La réussite de l’activité ne dépend PAS de la quantité de travail accompli.  L’activité a plutôt pour but de transmettre de la valeur à la collectivité desservie.  Les activités de bénévolat se déroulent là où les gens n’ont pas accès à l’aide dont ils ont besoin.  Vos employés qui font du bénévolat sont donc là pour leur dire : « Nous reconnaissons votre importance et croyons que vous êtes dignes de notre temps. »

Expliquez à vos bénévoles que la chose la plus importante qu’ils accompliront lors de l’événement sera de donner de leur temps à leur collectivité.  Les activités de la journée ne résoudront certes aucun problème à long terme, mais elles permettent de déclarer : « Vous (Cette cause) valez (vaut) la peine pour moi. »  Rappelez ce qui suit aux bénévoles : la valeur des personnes desservies ne dépend pas de ce qu’elles possèdent ou non, ni de ce qu’elles font ou pas.  La vôtre non plus. »

3. Décrivez le programme de la journée.

Une autre façon d’aider les bénévoles à se sentir à l’aise consiste à s’assurer qu’ils savent où aller et quoi faire une fois sur place.  Prenez le temps de leur présenter le responsable de l’événement et de les inviter à s’adresser à cette personne s’ils ont des questions.

Communiquez divers autres renseignements importants, tels que les suivants :

  • trouver les outils nécessaires?
  • Où peuvent-ils dîner ou prendre une collation?
  • À quelle heure l’événement prendra-t-il fin?
  • se trouvent les toilettes?
  • Où se trouve la trousse de premiers soins (et vérifiez les articles avec eux)?

4. Rappelez-leur qu’une brève séance de compte rendu aura lieu à la fin de l’événement.

À la fin de l’événement, il est bon de rappeler aux bénévoles de prendre le temps de réfléchir à l’incidence de leur expérience bénévole sur leur propre personne.  Pendant la séance d’information, avisez-les que vous aimeriez les retrouver tous pour une séance de compte rendu d’environ 10 minutes après la tenue de l’activité bénévole.  N’oubliez pas de préciser le lieu de cette rencontre.  Il se peut que certaines personnes doivent quitter plus tôt en raison d’autres obligations.  Dans un tel cas, demandez-leur de venir vous voir avant de partir afin de procéder à un bref compte rendu de leur expérience.

Conseils pour une séance de compte rendu réussie

Il n’est pas toujours naturel ou facile de procéder à une réflexion significative pouvant entraîner un changement.  Vos bénévoles ont donné de leur temps.  Ils ont complété leurs tâches.  Maintenant, ils doivent partir.  Voici une façon rapide et efficace de leur offrir un espace de réflexion sécuritaire :

Rassemblez les bénévoles de manière informelle pendant 5 à 10 minutes et posez-leur les deux questions suivantes :

  • Qu’avez-vous vécu aujourd’hui?
  • Était-ce ce à quoi vous vous attendiez?

Le but du bénévolat transformateur consiste à créer un espace afin que chaque bénévole puisse avoir une révélation.  Trop souvent, le bénévolat semble déconnecté de la cause.  Après tout, quelqu’un doit faire ces boîtes, trier ces reçus et couper ces carottes.  Mettre l’expérience en contexte avant la réalisation d’une de ces tâches en apparence banales permettra au bénévole d’avoir une meilleure vue d’ensemble ou une perspective plus globale.  Le fait d’y réfléchir par la suite lui permet de comprendre ce qui vient de se produire.  Ces éléments sont essentiels si l’on veut que le bénévole ressente une influence durable.  Seules quelques personnes partageront leurs réflexions.  Une conversation pourrait même avoir lieu.  Au moins, les bénévoles qui ne partagent pas leurs impressions sont invités à réfléchir à leur expérience.  Celle-ci pourrait changer la façon dont ils perçoivent l’activité bénévole, voire leur propre personne.  Elle pourrait peut-être même influencer leurs conversations à la maison ou entre amis, ainsi que la façon dont ils décideront de s’engager ultérieurement au sein de leur collectivité.