Comment lancer une plateforme logicielle pour l'engagement communautaire des employés

Un des sujets brûlants abordés lors des discussions entre les représentants de Bénévoles Canada responsables de l’engagement social des entreprises et les professionnels d’entreprises responsables de l’investissement communautaire se rapportait aux plateformes logicielles utilisées pour les dons et les activités bénévoles des employés.  Grâce aux nombreux choix sur le marché, notamment Benevity, Your Cause, Do Some Good et le tout nouveau Salesforce Philanthropy Cloud, la plupart des grandes entreprises canadiennes utilisent actuellement une plateforme ou prévoient le faire sous peu.

Les entreprises espèrent que ces plateformes libéreront davantage le personnel responsable de l’investissement communautaire en rationalisant les tâches administratives et en incitant les employés à s’engager dans leur collectivité.

La plupart de ces plateformes peuvent :

  • aider les employés à trouver des occasions de bénévolat qui conviennent à leurs compétences et à leurs intérêts;
  • permettre de consigner les heures bénévoles des employés;
  • offrir des subventions du type « Des dollars pour des gens d’action » aux organismes dont les employés font du bénévolat;
  • gérer les dons des employés et doubler les dons des entreprises;
  • consigner l’incidence du programme d’engagement communautaire des employés.

Nous nous demandions quelles leçons nous pourrions tirer en vue du lancement d’une plateforme logicielle relative à l’engagement communautaire des employés.  Nous avons donc abordé cinq entreprises qui utilisent déjà une telle plateforme dans le but d’apprendre de leurs expériences.

Voici les leçons que nous avons tirées :

1. Il faut lancer une nouvelle vision plutôt qu’une nouvelle plateforme.

Une nouvelle plateforme logicielle n’inspire pas l’engagement. Par contre, un nouvel engagement stimulant envers la collectivité et vos employés articulé autour de votre culture d’entreprise et de vos valeurs pourrait changer la donne. La plateforme doit être positionnée de manière à concrétiser cette vision d’engagement communautaire. L’expérience des entreprises sondées révèle que le fait d’associer le lancement de la plateforme à une nouvelle initiative ou à un événement particulier comporte une certaine valeur, car il permet de relier le message à une vision d’ensemble et non à un seul moment donné. Par exemple, deux des entreprises interrogées ont fait coïncider leurs lancements respectifs de plateforme de don et de bénévolat avec le lancement de leurs campagnes de don à Centraide. Toutefois, par la suite, elles ont toutes deux éprouvé des difficultés à changer la perception des employés selon laquelle la plateforme n’était qu’un outil de la campagne Centraide. De plus, à ce jour, leurs plateformes demeurent principalement associées au don plutôt qu’au bénévolat.

2. Les gestionnaires doivent monter à bord.

Les employés prennent exemple sur leurs gestionnaires en ce qui a trait aux valeurs de leur entreprise. Recrutez donc des gestionnaires capables d’appuyer la nouvelle vision et positionnez-les comme des chefs. Offrez-leur une formation sur la plateforme et encouragez-les à adopter des comportements que vous souhaitez promouvoir auprès de vos employés (par ex., créer un profil sur la plateforme afin de s’inscrire à une occasion de bénévolat ou de faire un don).

3. Ayez recours à des réseaux hors ligne afin de susciter l’enthousiasme.

Comme pour tout lancement, il est essentiel de susciter l’enthousiasme dans différents réseaux pour connaître du succès. Pour se préparer à leurs lancements, les entreprises à qui nous avons parlé ont utilisé des annonces, des messages en ligne et numériques, des vidéos, des témoignages, des concours et des articles promotionnels. L’une d’entre elles a remis un T-shirt à tous ses employés et les encourage à le porter lorsqu’ils font du bénévolat.

4. Encouragez l’utilisation de la plateforme.

Dressez un plan incitatif amusant et intéressant afin d’inciter les employés à essayer la nouvelle plateforme. Une bonne façon consiste à offrir de faire un don à une cause au choix des employés. Pendant une durée limitée, une des entreprises sondées proposait un don de 10 $ à ses employés auquel ils pouvaient ajouter leur propre montant. Grâce à cette offre, 30 pour cent des employés ont fait un don au cours des deux premières semaines suivant le lancement de la plateforme! Une autre entreprise a offert 5 $ à une cause au choix des employés qui utilisaient la plateforme pour la première fois. Enfin, une troisième entreprise qui a lancé sa plateforme en 2017 a versé un don de 50 $ à 150 comptes pour souligner le 150e anniversaire du Canada. Mus par leur curiosité, les employés ouvraient une session afin de découvrir si leur compte figurait parmi les chanceux.

5. Prévoyez suffisamment de temps.

Le temps nécessaire à la mise en œuvre de votre plateforme peut varier de six mois à deux ans. Il peut être long de planifier et d’intégrer toutes les composantes à l’échelle de votre organisme, car vous devez collaborer avec la direction, ainsi qu’avec les divisions des communications, des affaires juridiques, des ressources humaines et des TI. Comme une échéance serrée risque de mettre les relations à rude épreuve et de créer trop de pression, rassemblez toutes les parties très tôt dans le processus.

6. Lancez la plateforme en offrant une variété d’occasions de bénévolat.

Les employés doivent avoir une première expérience positive avec la plateforme afin de souhaiter l’utiliser à nouveau. Assurez-vous que la plateforme propose une grande variété d’occasions de bénévolat qui se rapportent à différents intérêts et causes. Offrez des activités à faire seul ou en équipe; des activités ponctuelles ou à long terme; des activités qui comportent des tâches pratiques axées sur les compétences; et des activités qui conviennent aux employés pour qui il est impossible de quitter leur milieu de travail (par ex., employés d’un centre d’appel). Collaborez avec des organismes communautaires de votre région afin que les occasions proposées soient mutuellement avantageuses.

7. Réservez du temps pour le personnel au soutien.

Toutes les entreprises à qui nous avons parlé ont sous-estimé le nombre de courriels et d’appels téléphoniques qu’elles recevraient au sujet de la plateforme. Une simple fiche d’astuces pourrait aider à dissiper la confusion, mais les employés auront probablement des questions à poser lorsqu’ils commenceront à utiliser la plateforme. Prévoyez donc suffisamment de soutien pour répondre aux questions des employés.

8. Intégrez la plateforme à votre portail d’employés.

Faites en sorte qu’il soit simple pour vos employés d’utiliser la plateforme en l’intégrant à votre portail d’employés existant. Vous réduirez ainsi le recours au soutien technique, car les employés n’auront pas besoin d’assurer le suivi d’un point d’accès distinct. Cela pourrait également favoriser une utilisation accrue de la plateforme, car les employés la remarqueraient chaque fois qu’il accèdent au portail.

Plus il est facile pour vos employés de redonner à leur collectivité, plus ils seront portés à le faire. Non seulement la rationalisation du programme d’engagement communautaire des employés encourage-t-elle la participation, mais elle libère également les ressources responsables de l’engagement social des entreprises et leur permet de se concentrer sur l’augmentation de l’incidence de votre entreprise sur la collectivité.