Des problèmes relatifs aux pratiques d’emploi menacent toutes les entreprises. Les organismes sans but lucratif (OSBL) sont cependant exposés à des risques accrus du fait de leur structure unique et de leurs fonctions. En effet, les données démontrent que les congédiements injustifiés et la discrimination représentent environ 80 % des réclamations soumises par des OSBL en lien avec la responsabilité civile des administrateurs et des dirigeants. Heureusement, les OSBL de toutes les tailles peuvent prendre diverses mesures pour pallier cette situation.

Contrat de travail

Des contrats de travail à jour sont absolument indispensables.

En effet, des contrats mal rédigés et difficiles à appliquer engendrent de nombreux problèmes financiers et juridiques.

Dans tous les cas, un contrat de travail devrait inclure l’information de base suivante :

  • Description du poste, qui précise notamment les tâches et les responsabilités de l’employé;
  • Durée de la période de probation (le cas échéant);
  • Durée de la période d’emploi (6 mois, 1 an, 3 ans, etc.);
  • Salaire, structure des primes (le cas échéant) et avantages sociaux (le cas échéant);
  • Clause de licenciement.

Pour qu’un contrat ait force exécutoire, il est important que l’employé le signe avant son entrée en fonction.

Clause de licenciement

Puisque les variations budgétaires d’une année à l’autre obligent parfois les OSBL à congédier des employés pour boucler leur budget, les contrats d’emploi doivent inclure une clause de licenciement qui restreint le montant des indemnités à payer aux employés licenciés. Une clause bien rédigée limite généralement les indemnités de départ maximales à huit semaines de salaire, alors qu’en l’absence d’une telle clause, les indemnités atteignent parfois deux ans de salaire. 

La rédaction par un avocat d’un contrat de travail sur mesure à faire signer par tous les nouveaux employés est une façon d’atténuer les risques. Les honoraires à débourser compensent amplement les répercussions éventuelles d’un contrat qui ne contient pas de clause de licenciement.

Congédiement déguisé

Comme leurs effectifs sont souvent réduits et qu’ils doivent composer avec l’évolution parfois rapide des sources de financement et des impératifs des projets à court terme, les OSBL doivent porter une attention particulière aux congédiements déguisés.

Lorsqu’un employeur modifie substantiellement les responsabilités d’un employé, son lieu de travail, son salaire ou d’autres éléments fondamentaux de la relation d’emploi, on parle d’un « congédiement déguisé ». Dans un tel cas, il arrive qu’un employé démissionne, puis allègue être victime d’un congédiement déguisé. Il peut alors exiger l’indemnité de départ prévue dans son contrat de travail.

Pour réduire ce risque, les OSBL doivent soigneusement rédiger leurs contrats d’emploi et offrir une compensation aux employés à qui l’on demande d’assumer des responsabilités supplémentaires ou de changer de lieu de travail.

Harcèlement

Il n’est pas rare qu’un OSBL ne mette pas en place une politique officielle sur le harcèlement ou peine à faire appliquer une telle politique lorsqu’elle existe en raison des équipes souvent réduites, de l’absence d’un service des ressources humaines suffisamment doté et de la pression des collecteurs de fonds les plus performants. De plus, les bénévoles ne sont pas nécessairement au courant de la politique de l’organisme à cet égard. La vague #moiaussi a tourné les projecteurs sur cet important problème de société. Un incident de harcèlement peut porter atteinte à la réputation d’un organisme, entraîner des conséquences juridiques et freiner la réalisation de sa mission caritative.

C’est pourquoi les OSBL doivent rédiger une politique sur le harcèlement, la diffuser largement à tous les employés, bénévoles et administrateurs et fournir une formation pertinente lors du processus d’accueil des nouveaux employés, bénévoles et administrateurs, mais aussi de façon régulière tout au long de l’année. Finalement, la mise en place d’un processus de gestion des plaintes équitable et raisonnable est recommandée. Si la petite taille de l’organisme ou le travail en étroite collaboration des employés fait en sorte qu’il n’est pas judicieux de confier la gestion des plaintes et les enquêtes à un membre du personnel, un OSBL peut recourir aux services d’un tiers indépendant.

Assurance

L’assurance responsabilité civile des administrateurs et des dirigeants couvre les OSBL, les organismes caritatifs et les centres d’action bénévole (ainsi que leurs fiduciaires, administrateurs et dirigeants) qui peuvent s’exposer à une responsabilité civile dans l’exercice de leurs fonctions en tant que membre ou représentant de l’organisation. L’assurance responsabilité civile des administrateurs et des dirigeants intervient lorsqu’un tiers allègue qu’un membre ou un représentant de l’organisation a commis, dans l’exercice de ses fonctions, une erreur, une omission, une déclaration trompeuse, un acte négligent, un manquement à une obligation, une transgression des pratiques d’emploi ou une faute, comme la discrimination ou le harcèlement.

L’assurance responsabilité civile des administrateurs et des dirigeants comprend habituellement une assurance de la responsabilité civile en matière de pratiques d’emploi, qui couvre les fautes dans le cadre du processus d’emploi. Les types de réclamations les plus couramment couverts par cette pratique sont :

  • Congédiement injustifiée
  • Discrimination
  • Harcèlement sexuel
  • Représailles

De plus, ces polices assurent divers autres cas d’inconduite en milieu de travail, dont les suivants :

  • Diffamation
  • Atteinte à la vie privée
  • Absence de promotion
  • Privation d’occasions de carrière
  • Évaluation négligente

Les organismes membres de Bénévoles Canada bénéficient d’un accès exclusif à un programme d’assurance responsabilité civile des administrateurs et dirigeants d’OSBL, qui comprend entre autres une assurance cyber-responsabilité. Pour en savoir plus, consultez la page www.underourwing.bmsgroup.com/fr/home.html.

Assurance de protection juridique DAS

En souscrivant votre assurance administrateurs et dirigeants à travers le programme d’assurance Sous notre aile l’’assurance de protection juridique (APJ)  de DAS sera automatiquement incluse dans votre offre d’assurance. L’APJ couvre tous les frais juridiques liés à des événements juridiques imprévus et comble les lacunes que les contrats d’assurance administrateurs et dirigeants traditionnels ne couvrent pas. De nombreux types de frais juridiques sont couverts, y compris les frais d’avocat et de justice, ainsi que les frais juridiques à la partie adverse ordonné par le juge. Une police d’assurance de protection juridique DAS vous fait gagner du temps et vous évite le stress lié à l’incertitude de la démarche à suivre, en fournissant des réponses aux questions juridiques d’ordre général sur la ligne d’assistance juridique. Une fois la décision prise d’accepter ou non la réclamation, un groupe d’avocats expérimentés parmi nos cabinets partenaires est mis à votre disposition pour gérer le litige couvert par votre contrat. En achetant cette assurance, l’APJ sera automatiquement incluse, de même qu’un accès gratuit à la ligne d’assistance juridique.  

Les OSBL ne sont pas à l’abri de problèmes liés aux pratiques d’emploi. Quelle que soit leur taille, les OSBL doivent donc activement minimiser les litiges potentiels qui peuvent coûter des dizaines de milliers de dollars de frais et entacher leur réputation.

Pour obtenir de plus amples renseignements ou réponse à vos questions sur l’assurance responsabilité civile des administrateurs et des dirigeants, veuillez communiquer avec un courtier de BMS au 1-844-294-2715 ou à underourwing@bmsgroup.com.