Réussir l’organisation d’un Mois de service

Au cours de la dernière décennie, le bénévolat appuyé par l’employeur (BAE) est devenu une pratique courante au sein des entreprises.  Nous savons que, lorsque les employés sont satisfaits de la façon dont leur organisation contribue à leur collectivité, ils deviennent de meilleurs ambassadeurs de marque et améliorent leur engagement professionnel, leur incidence et leur effort discrétionnaire.  Quant aux entreprises, elles peuvent constater une hausse de leurs recettes et du nombre de postulants à leurs emplois vacants, ainsi qu’une amélioration de leur capacité à innover.  Leur taux de roulement volontaire s’en trouve également réduit (voir Analyse de rentabilisation de l’engagement communautaire).

Les employés de SAP ont préparé 100 repas à emporter pour les familles du Manoir Ronald McDonald.

La façon dont les entreprises engagent leurs employés dans des activités bénévoles dépend de leur stratégie et de leur culture organisationnelle. Étayée par un leadership solide, une bonne communication et une planification efficace, une stratégie de BAE peut prendre de l’ampleur à mesure que les employés deviennent des citoyens engagés au sein de leur organisation et de leur collectivité.

À l’heure actuelle, Bénévoles Canada collabore avec dix entreprises.  Il organise plus de 50 événements de bénévolat de groupe et engage quelque 800 employés bénévoles.

Depuis plus de dix ans, Bénévoles Canada appuie SAP tout au long de son Mois de service.  Cette initiative annuelle de bénévolat a lieu tous les mois d’octobre dans l’ensemble de l’Amérique du Nord.  Chaque Mois de service, un plus grand nombre de leçons sont tirées, un plus grand nombre de bénévoles sont engagés, un plus grand nombre d’heures sont contribuées, et un plus grand nombre de partenaires communautaires sont joints.  Nous sommes heureux de partager quelques-unes de nos astuces relatives à l’organisation d’un Mois de service réussi.  Vous pouvez même les appliquer à la plupart de vos projets de groupe de BAE.

Commencez tôt

Une bonne stratégie organisationnelle exige du temps, une planification efficace et une vision claire – tout comme un Mois de service réussi.  Vous devez organiser plusieurs événements qui seront intégrés aux horaires de vos employés.  Les bénévoles sont prêts à aider leur collectivité, mais ils ont besoin de temps pour établir leurs priorités et planifier leur absence du bureau.  De plus, comme de nombreuses occasions d’engagement communautaire s’offrent à eux, ils veulent choisir celle qui leur tient le plus à cœur.  Vous devez donc communiquer de manière claire et convaincante le pourquoi et le comment de chaque projet.

Les œuvres de bienfaisance et les organismes sans but lucratif ont besoin de temps pour planifier leurs activités et accommoder les groupes de bénévoles.  En général, comme leurs occasions de bénévolat trouvent rapidement preneurs, vous devez agir vite si la cause passionne vos employés afin de ne pas rater votre chance.  Communiquez avec les organismes communautaires au moins trois mois à l’avance.

Fonds

Oui, vos partenaires communautaires apprécient le temps et l’aide que vous leur accordez, mais les heures que leur personnel consacre à la coordination d’activités de bénévolat de groupe et les ressources nécessaires à leur mise en branle se traduisent par des frais.  Ceux-ci constituent davantage un paiement à l’acte qu’un don.  

Même si certains organismes imposent déjà des frais dans le but de récupérer leurs coûts, plusieurs ne le font pas.  Nous encourageons donc les entreprises à intégrer ces frais dans leur politique, à prévoir leur versement et à en discuter proactivement avec leurs partenaires communautaires. Tout Mois de service (ou projet de BAE) réussi comprend un budget lié aux coûts connexes.  Intégrez-y ces frais ou ces contributions.

Soutien de la direction

Nous savons qu’il est important de donner l’exemple.  Il en va de même pour assurer la réussite d’un Mois de service.  Si vous avez mis sur pied un programme de BAE et organisé un Mois de service, les dirigeants de votre organisation les ont sans doute approuvés au préalable.  Toutefois, c’est la participation de ces cadres et gestionnaires aux activités de bénévolat qui compte le plus.  Elle encourage les employés à s’engager et montre que l’entreprise tient à ce que l’engagement communautaire, le bénévolat et le don fassent partie de sa culture organisationnelle.

Par ailleurs, les cadres et les gestionnaires doivent communiquer et renforcer les politiques de congé rémunéré relatives au Mois de service afin que les employés sachent que leur organisation appuie leur participation.  Les recherches ont montré que 80 % des bénévoles qui prennent part à des activités de BAE croient que le bénévolat de groupe renforce leurs relations avec leurs collègues, ce qui ne peut que favoriser une atmosphère de travail plus positive.

Appréciation des bénévoles

Les employés de SAP ont planté 800 arbres sur les terrains de la SPAO à Stouffville en collaboration avec son partenaire communautaire Ontario Streams.

Il est toujours agréable de se sentir apprécié.

Nul besoin de faire les choses en grand.  Nul besoin d’organiser un gala ou une parade!

Les bénévoles veulent seulement savoir que leurs contributions ont une incidence positive sur leur collectivité et leur entreprise.  Envoyez des cartes de remerciement personnalisées, publiez des photos et des histoires dans votre bulletin d’information, organisez une petite fête et dressez le bilan de ce mois.  Expliquez le lien entre votre Mois de service et votre engagement envers la citoyenneté d’entreprise.  Tout le monde fait une différence – célébrons!

Cette année, le Mois de service de SAP à Toronto a permis à 134 bénévoles d’accumuler 480 heures de service en collaboration avec 11 organismes communautaires.  Il s’agit là de 24 bénévoles, de 101 heures et de 3 partenaires communautaires de plus par rapport à 2018.  MERCI à tous les participants!  L’incidence de ce mois est incommensurable.

Bénévoles Canada souhaite miser sur la réussite de chaque projet bénévole.  Nous ne pourrions réussir sans la passion et l’engagement des employés bénévoles avec lesquels nous travaillons.  Ce sont eux qui propulsent ces initiatives et les intègrent à la culture organisationnelle.

Il est possible d’organiser un Mois de service réussi si vous avez une bonne planification, une bonne communication et un peu de patience.  N’oubliez pas de vous y prendre tôt, de budgéter adéquatement, d’engager des employés de tous les niveaux et de montrer à votre personnel que ses contributions font une différence.  Si vous avez besoin d’aide, n’hésitez pas à communiquer avec les experts en la matière – nous!