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Forum corporatif-communautaire de Calgary – Partie 3
Changer la conversation : dernier blogue d’une série de trois inspirés d’une rencontre à Calgary entre des OSBL et des entreprises venus discuter du bénévolat d’entreprise.
Bénévoles Canada a tenu son rassemblement semestriel du Conseil de entreprises pour le bénévolat (CEB) à Calgary les 28 et 29 mai 2018. Le Conseil a invité des organismes sans but lucratif (OSBL) à y prendre part le premier jour afin que, ensemble, ils puissent discuter des meilleures options de collaboration en vue d’engager les employés intéressés à faire du bénévolat. Nous partageons les faits saillants de ce dialogue dans le présent blogue en trois sections.
Bien qu’il semble gratuit pour les OSBL, le bénévolat appuyé par l’employeur comporte des coûts réels.
La conception d’un projet de bénévolat d’entreprise, sa gestion, sa mise en œuvre et son suivi subséquent prennent du temps. La plupart des OBSL n’ont pas de personnel de gestion des bénévoles. Ils doivent donc affecter des employés à ces tâches plutôt qu’à d’autres aspects de la réalisation de leur mission. De plus, des coûts sont habituellement associés aux fournitures de projet et aux rafraîchissements offerts aux bénévoles. Même si l’on peut croire que les projets de bénévolat se déroulent avec ou sans le soutien des entreprises, les OSBL doivent souvent créer des occasions spécifiquement pour les bénévoles appuyés par leur employeur.
Comme il a été mentionné dans un blogue précédent sur le changement des discussions entre les OSBL et les entreprises, il est important que les OSBL estiment leurs atouts et leurs occasions; évaluent les besoins organisationnels qui peuvent être comblés par des groupes de bénévoles de différentes tailles selon la durée de la période d’engagement; établissent un consensus interne sur la façon et le moment de collaborer avec des entreprises; et affirment leur prérogative de refuser les offres d’aide des entreprises. Lorsque le jumelage des bénévoles aux besoins est considéré une réussite tant par les OSBL que par les entreprises, les deux parties sont tenues de reconnaître et de rapprocher les coûts connexes.
Lorsque le jumelage entre les bénévoles et les besoins est réussi tant par les OSBL que par les entreprises, les deux parties sont tenues de reconnaître et de rapprocher les coûts connexes.
Inspirés des discussions entre les participants à Calgary, voici quelques points liés aux coûts dont les deux parties doivent tenir compte avant que les bénévoles d’entreprise retroussent leurs manches :
Les OSBL doivent :
- Discuter proactivement des occasions de bénévolat avec les donateurs. Qu’ils incluent les activités bénévoles dans un accord de don ou les négocient de manière distincte, ils doivent s’assurer de préciser leurs attentes au préalable;
- Distinguer la récupération des coûts de la collecte de fonds. Certains OSBL établissent des frais qui dépassent largement les coûts associés aux activités bénévoles d’entreprise. Si l’entreprise qui souhaite faire du bénévolat n’a pas déjà fait de don à l’organisme, une discussion distincte peut avoir lieu concernant la possibilité d’un don au-delà des coûts de l’activité de bénévolat. Toutefois, le représentant a habituellement peu ou pas d’influence sur le processus de don de son entreprise. Son budget est donc plus restreint que celui la division de l’entreprise responsable des dons;
- Tenir compte de tous les coûts pour l’organisme, notamment les coûts associés au personnel et aux fournitures. Ils doivent également déterminer si ces coûts (et les coûts associés à l’occasion) l’emportent sur les contributions à leur mission, même s’ils peuvent négocier la récupération complète des coûts avec l’entreprise;
- Reconnaître qu’il est correct de ne pas exiger la contribution de fonds ou de refuser les fonds offerts. Toutefois, ils doivent s’assurer que le personnel interne clé est d’accord.
Des 10 entreprises interrogées par Bénévoles Canada, 9 ont affirmé que le fait d’accepter de mettre sur pied une occasion de bénévolat ne devrait avoir aucune incidence sur les dons futurs (sondage d’avril 2018).
Les entreprises doivent :
- Élaborer une politique et un budget qui abordent le temps du personnel de l’organisme à but non lucratif et les dépenses liées au projet. Certaines des approches incluent les suivantes :
- Budgétisation par bénévole ou pour des groupes de différentes tailles;
- Négociation d’occasions de bénévolat dans le cadre d’un accord de don.
- Faire part de la politique et du budget à toute personne qui négocie une occasion de bénévolat au nom de l’entreprise. Lors de l’événement de Calgary, la plupart des entreprises ont affirmé désigner un responsable pour trouver des occasions de bénévolat plutôt que d’en organiser elles-mêmes. Cette occasion de leadership est habituellement offerte à tous les employés. Comme ils assument un rôle de première ligne pour l’établissement de relations entre les entreprises et les organismes communautaires, tous les employés de l’entreprise doivent suivre une formation sur la collaboration avec les organismes communautaires. Les ressources de démarrage incluent 9 choses que les organismes charitables en quête de bénévoles veulent que les entreprises sachent et le Code canadien du bénévolat appuyé par l’employeur.
- Se renseigner proactivement auprès des OSBL sur leurs coûts dès le début des négociations.
- Plusieurs OSBL ne peuvent répondre à cette question. Certains sont même surpris de se la faire poser et ont besoin de temps pour y réfléchir. D’autres peuvent même refuser une offre de fonds. Ce qui compte est la reconnaissance de l’existence de ces coûts et la volonté d’offrir des fonds selon son budget.
- Si vous faites des dons à un organisme à but non lucratif et aucune occasion de bénévolat n’est inscrite à votre contrat, faites l’effort de reconnaitre les coûts que l’organisme doit assumer et de comprendre qu’il pourrait lui être difficile de soulever la question des dépenses.
Les participants au forum corporatif communautaire de Calgary ont reconnu que, entant que société, les Canadiens éprouvent toujours des difficultés à parler d’argent. Toutefois, une telle discussion est essentielle à la qualité des relations de bénévolat entre les entreprises et les organisme communautaires.
