La semaine dernière, dans la première partie de ce blogue, nous avons fait la connaissance de Maryanne Wainman, agente responsable des anciens, Relations avec les bénévoles, au département des Relations avec les anciens et du don annuel de l’Université Queen’s. Cette dernière a expliqué que Queen’s affichait une longue tradition au niveau de la mobilisation bénévole, mais n’avait que récemment formalisé ses procédés à l’aide du Code canadien du bénévolat.

Suivant des recherches exhaustives sur les pratiques exemplaires, des rencontres avec des groupes de consultation et la distribution de questionnaires au personnel et aux bénévoles du département, quatre domaines prioritaires ont été identifiés au sein du programme du Département des relations avec les anciens et du don annuel : orientation et formation; information et gestion des données; évaluation et rétroactions; et gestion des risques.

Afin de gérer efficacement ces quatre domaines, le département a fait appel, dans une large mesure, au Code canadien du bénévolat pour guider sa planification et son approche. Les faits saillants ci-dessous décrivent en quoi le département a eu recours à divers éléments du Code pour élaborer et améliorer ses procédés de mobilisation des bénévoles :

  • Approche axée sur la mission : Le département a collaboré avec le personnel et les bénévoles pour créer « une vision du bénévolat à Queen’s » dans le but de fournir des orientations pour les relations avec les bénévoles et de sensibiliser les gens à la grande importance des contributions des bénévoles à la vie et au travail de l’Université Queen’s.  Il a aussi mis à jour les descriptions de tâches des bénévoles pour s’assurer qu’elles reflétaient bien les liens entre les bénévoles et la mission de l’organisme.

  • Gestion des risques et assurance de la qualité : Le département a mis au point un guide en ligne sur la gestion des risques et le bénévolat intitulé Volunteer Risk Management Guide adapté au contexte particulier du bénévolat à l’Université Queen’s.

  • Rôles des bénévoles : Le département a mis au point un modèle de description de tâches standard, tenant compte des compétences et habiletés requises ou acquises et articulant clairement des avantages et  les liens avec la mission de l’organisme.
  • Orientation et formation : Le département a mis au point une trousse d’orientation standardisée accompagnée d’une liste de contrôle à l’intention des membres du personnel pour garantir que les bénévoles ont les ressources qui conviennent et comprennent bien en quoi leur rôle s’inscrit dans le grand tableau. 
  • Gestion des dossiers et technologie : Le département a peaufiné le protocole de gestion de données actuel et l’aptitude à tenir compte de la reconnaissance et de l’intérêt des bénévoles. Il a aussi mis au point un répertoire des occasions de bénévolat en ligne intitulé Volunteer Opportunities Directory ainsi que des outils, du matériel de formation et des occasions d’enrichissement pour consolider l’appui du personnel et des bénévoles.
  • Évaluation : Le département a introduit des entrevues de sortie normalisées à l’intention des bénévoles qui occupent des postes clés de même qu’un sondage standardisé sur l’expérience des bénévoles pour assurer des rétroactions continues et permettre des comparaisons entre les métriques d’une année à l’autre.

Le recours au Code pour mettre au point le programme de bénévolat a aidé le département à garantir que les bénévoles qui se présentent font l’objet d’un filtrage pour garantir le jumelage des bons bénévoles et des bons rôles. Il est clair que le Code canadien du bénévolat a rendu service au département, déclare Maryanne Wainman. « L’adoption d’un modèle de description de poste standardisé avec des attentes clairement énoncées s’est avérée essentielle en vue de garantir un bon jumelage entre les bénévoles et les rôles. De plus, le nouvel accent mis pour s’assurer que tous les rôles sont clairement liés à la mission de l’organisme aide les bénévoles à se sentir plus engagés et valorisés et à se voir comme des partenaires prisés qui participent à notre œuvre. »

« Le Code canadien du bénévolat est une précieuse ressource et nous la recommandons fortement, ainsi que l’Outil de vérification qui l’accompagne, à quiconque cherche à améliorer et à professionnaliser davantage son programme de bénévolat. »  – Maryanne Wainman, agente responsable des anciens, Relations avec les bénévoles

L’Université Queen’s a officiellement adopté le Code en 2013. Depuis, le département des Relations avec les anciens et du don annuel a engagé des mesures pour sensibiliser les membres du département sur le Code et son usage et a joint, en introduction au Code, un protocole d’orientation à l’intention des nouveaux employés et bénévoles du département.

Afin de maximiser davantage l’appui du personnel et des bénévoles de Queen’s au-delà des frontières du département, ce dernier a mis au point un programme de certificat  des bénévoles intitulé Queen’s Volunteer Engagement Certificate Program (QVEC) à l’intention des autres facultés, employés et groupes d’étudiants de l’université qui collaborent avec des bénévoles. Ce programme de certification fournit des techniques et des outils pratiques pour gérer les bénévoles dans le contexte d’un établissement d’enseignement supérieur. Le Code canadien du bénévolat constitue la fondation qui sous-tend le contenu.

Merci beaucoup à Maryanne Wainman d’avoir partagé avec nous ses expériences en lien avec l’utilisation du Code canadien du bénévolat à l’Université Queen’s et d’avoir joint les rangs des adoptants du Code.

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