Bénévoles Canada parlait récemment  avec une responsable du département des relations avec les anciens et du don annuel de l’Université Queen’s concernant son programme de bénévolat pour les anciens et les étudiants, qui collabore avec près de 2 000 anciens et étudiants bénévoles chaque année dans une grande variété de fonctions. « Les tâches bénévoles sont variées, de tâches d’un jour à des responsabilités à long terme au sein de conseils ou de comités, y compris des fonctions liées à des programmes comme la planification de réunions ou l’engagement des anciens à travers le monde », indique Maryanne Wainman, agente responsable des anciens, Relations avec les bénévoles. « Nous collaborons avec des mentors, des leveurs de  fonds, des conférenciers, des conseillers et plein d’autres bénévoles dans le but d’aider les anciens à rester en contact les uns avec les autres, avec les étudiants actuels et avec l’université. »

  « Au sein de la grande communauté de l’Université Queen’s, il y a des milliers d’étudiants qui font du bénévolat, que ce soit au niveau du gouvernement étudiant de Queen’s, du club d’athlétisme, de groupes communautaires comme Centraide et la Croix-Rouge et bien d’autres. Beaucoup d’écoles et de facultés de Queen’s engagent la participation bénévole des étudiants et des anciens dans une large gamme de fonctions à travers l’année. »  – Maryanne Wainman, agente responsable des anciens, Relations avec les bénévoles

Queen’s a recours à des bénévoles depuis les années 1800, mais jusqu’à récemment, l’université ne disposait d’aucune structure ou cadre cohésif pour mobiliser les bénévoles. « En tant qu’institution décentralisée, nous obtenions des rétroactions indiquant que l’expérience du bénévolat à Queen’s n’était pas cohésive. Les bénévoles œuvrant dans un secteur particulier de l’université pouvaient vivre des expériences entièrement différentes que celles œuvrant dans un autre secteur. Certains groupes avaient des plans formalisés avec des descriptions de postes, des évaluations formelles, etc. alors que d’autres fonctionnaient de façon beaucoup plus informelle », expliquait Maryanne Wainman.

C’est en tenant compte de ce contexte qu’on a demandé à l’équipe Volunteer Relations de mettre au point un cadre de mobilisation des bénévoles.  Il s’agissait de trouver une façon de réunir ces groupes disparates pour garantir que tous les bénévoles de Queen’s – n’importe quel bénévole de Queen’s  –visaient des expériences similaires reflétant l’importance que l’institution accorde à la mobilisation des bénévoles et à l’excellence de services qui reflètent l’image de marque de Queen’s.

Quand l’équipe a amorcé ses travaux sur les relations avec les bénévoles il y a quatre ans, elle mettait surtout l’accent sur les pratiques en matière de mobilisation des bénévoles au sein du département des Relations avec les anciens et du don annuel. « Nous avons eu recours à une approche de gestion de projet pour déterminer notre situation actuelle (À quoi ressemblait vraiment l’expérience du bénévolat au niveau des Relations avec les anciens de Queen’s? Comment le personnel se sentait-il quand il travaillait avec des bénévoles?), la situation future désirée(Comment pourrait-on améliorer l’expérience de bénévolat au niveau des Relations avec les anciens de Queen’s? Quels outils et quelles ressources pourraient aider à améliorer ce processus?) et les lacunes  à combler entre ces divers éléments. C’est dans le cadre de ce processus que nous avons pris connaissance du Code canadien du bénévolat et de l’Outil de vérification et les deux se sont avérés de  précieux outils et des guides fort utiles », a expliqué Maryanne  Wainman. 

Suivant des recherches exhaustives sur les pratiques exemplaires, des rencontres avec des groupes de consultation et la distribution de questionnaires au personnel et aux bénévoles du département, on s’est rendu compte que les efforts devaient se concentrer sur quatre domaines prioritaires au sein du programme du Département des relations avec les anciens et du don annuel : orientation et formation; information et gestion des données; évaluation et rétroactions; et gestion des risques.

La semaine prochaine, dans la seconde partie de ce blogue, Maryanne Wainman expliquera en quoi le département des Relations avec les anciens  et du don annuel de l’Université Queen’s a réussi à concentrer son action sur ces secteurs prioritaires en ayant recours au Code canadien du bénévolat.