Peu importe la nature de l’événement que vous planifiez, il y a toujours des procédures à suivre, des permis à obtenir et des risques dont les organisateurs doivent tenir compte. Si vous n’êtes pas un planificateur d’événement professionnel ou un membre d’un organisme officiel, vos responsabilités à titre de bénévole engagé dans l’organisation d’un événement public ne sont pas toujours claires.

Avez-vous songé aux conséquences si jamais vous deviez annuler votre événement? Que feriez-vous si quelqu’un se blessait pendant l’événement?

Cela dit, vous allez de l’avant.  Quelles sont les chances que quelque chose se passe? Et même si quelque chose survenait, vous êtes un bénévole. Vous n’êtes certainement pas responsable… non?
En fait, en tant que personne ou groupe responsable de l’organisation de l’événement, cette responsabilité vous revient. C’est à vous de vous assurer que vous avez minimisé tout risque et que vous avez une couverture adéquate si jamais quelque chose se produit.

Comment savez-vous pour quels risques vous devez planifier?

C’est là que nous entrons en jeu! Nous avons produit une liste de vérification pour la planification d’événements qui énumère les éléments principaux dont les bénévoles doivent tenir compte lorsqu’ils planifient un événement public.

Vous trouverez cette liste ici. Même si elle n’est pas exhaustive, il s’agit d’un point de départ utile pour vous et votre comité de planification. Vous trouverez ci-dessous la description de chaque élément qui figure sur la liste de vérification.

Pré-événement

  • Communiquez avec tous les groupes, organismes et instances gouvernementales  directement ou indirectement engagés dans votre événement pour vous renseigner sur tout règlement ou toute exigence qu’ils pourraient avoir et pour leur faire part de vos besoins.

Sur place

  • Stationnement : Déterminez tout coût associé au stationnement, l’emplacement du stationnement et la capacité limite.
  • Affichage : Assurez-vous que vos affiches sont claires et adéquates afin que vos invités sachent où aller.
  • Zone d’enregistrement : Si les gens doivent s’enregistrer sur place pour participer à votre événement, déterminez à quel endroit l’enregistrement aura lieu et le processus à suivre.
  • Entrée : Est-ce que l’entrée est contrôlée d’une façon quelconque (p. ex., capacité maximale, pré achat nécessaire, liste d’invités exclusive) ou est-ce que l’événement est ouvert à tous et permet aux gens de circuler librement?
  • Billets et prix : Déterminez combien les gens devront payer pour assister à votre événement. Vendrez-vous des billets? Comment les gens achèteront-ils les billets (en ligne, en personne, etc.)? Quelle est votre politique de remboursement?
  • Thème et décor : Quelle allure visuelle et quelle ambiance voulez-vous donner à votre événement? Songez aux décorations, à la musique, au plan de la salle et à l’éclairage requis pour donner vie à votre thématique.

Logistique

  • Plan de la salle : Prévoyez-vous installer des tables? Avoir des places réservées? Avez-vous assez de chaises pour tous les invités? Où seront-elles situées et est-ce qu’il y aura assez de place pour tout le monde? Si vous ne planifiez pas avoir de chaises, songez  à ce que vous ferez pour accommoder les besoins de participants à mobilité réduite.
  • Musique (frais SOCAN) : Y aura-t-il de la musique? Quels sont les frais SOCAN applicables pour votre événement, s’il y a lieu? Ces frais sont-ils déjà prévus le dans les coûts de votre site?
  • Besoins audiovisuels : Sachez quels sont vos besoins techniques au niveau du système de son, de l’éclairage, de la projection, des microphones, etc. Si vous n’avez pas d’expertise dans ce domaine, demandez conseil.
  • Rallonges électriques : L’expérience a démontré que vous aurez probablement besoin d’au moins une rallonge électrique pour votre événement. Comme le disent les Scouts : « Soyez prêts! »
  • Linges de table : Nappes, serviettes ou housses pour chaises.
  • Maître de cérémonie : Il est utile de désigner une personne pour guider l’auditoire au fil de l’événement afin que les participants se sentent bien informés, engagés et à l’aise.
  • Divertissement : Quel type de divertissement offrez-vous à vos invités?
  • Horaire des activités : Cet horaire peut-être aussi flexible ou précis que vous voulez. Le fait d’établir l’horaire et l’ordre des activités aide à garantir que les invités, les bénévoles et les organisateurs savent ce qui se passe et quand.

Gestion des bénévoles : Même si vous êtes vous-même bénévole, une bonne gestion des bénévoles s’avère essentielle à la réussite de vos collègues bénévoles.

  • Description des rôles : Déterminez les exigences et attentes associées à chaque fonction bénévole que vous voulez combler. Ceci permet aux superviseurs et coordonnateurs de bénévoles et aux bénévoles eux-mêmes de comprendre leur rôle et leur contribution à l’événement et vous aide à prévoir toute lacune ou tout dédoublement de responsabilités.
  • Filtrage : Votre événement dessert-il des groupes vulnérables? Vos bénévoles doivent-ils faire l’objet d’une vérification policière? Vos bénévoles ont-ils des compétences ou des intérêts particuliers qui les qualifient particulièrement pour certaines tâches? Vous pouvez en apprendre plus sur le filtrage en consultant le Guide sur le filtrage.
  • Orientation : Où, quand et comment allez-vous fournir à vos bénévoles des renseignements pertinents et des directives avant la tenue de l’événement?
  • Horaire : Établissez un horaire afin que vos bénévoles sachent où aller et quand.
  • Repas : Votre événement se déroulera-t-il à l’heure des repas ou les quarts de travail dureront-ils plus de 4 heures? Pensez à ce que vos bénévoles vont manger. Allez-vous fournir la nourriture, devront-ils apporter de quoi manger ou devront-ils acheter de la nourriture sur place?
  • Reconnaissance : De quelle façon comptez-vous témoigner votre reconnaissance aux bénévoles avant, pendant et après l’événement? Renseignez-vous ici sur La reconnaissance du bénévolat.

Permis requis :

  • Il se peut que vous ayez besoin des permis/certificats/contrats suivants pour pouvoir mener à bien votre événement :
    • Contrat de location; permis d’utilisation de parc; permis de fermeture de rue; permis de service d’alcool; permis de feu ou de feux d’artifice; permis de vendeur; inspections (électrique, sécurité incendie, nourriture, etc.).
    • Un permis de vendeur peut être requis si vous avez l’intention de vendre des biens ou des services dans le cadre de votre événement. Communiquez avec votre municipalité ou l’instance gouvernementale qui convient pour en savoir plus.
  • Il est à noter que certaines demandes de permis peuvent prendre plusieurs semaines à traiter. Assurez-vous de faire votre demande assez longtemps d’avance pour avoir le temps de recevoir votre permis plusieurs jours ou semaines avant l’événement.

Gestion de risques :

  • Rampes et escaliers : Y a-t-il des risques de chute? Votre événement est-il accessible aux personnes à mobilité réduite? Quelles mesures d’adaptation peuvent être prises?
  • Allocation adéquate de temps : Prévoyez assez de temps entre les activités, surtout si vos invités doivent se déplacer d’un endroit à l’autre, de manière à éviter les embouteillages.
  • Espace entre les tables : Assurez-vous de prévoir assez d’espace entre les tables pour permettre aux serveurs avec des plateaux et aux personnes avec des aides à la mobilité (p. ex., béquilles, marchette, fauteuil roulant, etc.) de circuler en toute sécurité entre les tables et à travers la salle.
  • Feux d’artifice et feux de joie : Respectez les directives sur les feux en vigueur le jour de l’événement. Surveillez les conditions météorologiques et le vent et assurez-vous que seuls des bénévoles ou des fournisseurs dûment formés s’occupent des jeux d’artifice ou des feux de joie.
  • Service d’alcool : Assurez-vous que tous les bénévoles et serveurs qui servent des boissons alcoolisées ont les permis nécessaires pour ce faire (si exigés par la loi).Soyez conscients de vos responsabilités mandatées et des lois applicables aux hôtes qui vendent de l’alcool.
  • Plan d’urgence : Votre site est-il doté d’un plan d’urgence? Qu’arrive-t-il en cas de conditions climatiques extrêmes? Quelles procédures vos bénévoles doivent-ils suivre et quelles directives seront communiquées aux invités?

Besoins en matière d’assurance : Certaines choses doivent être prises en compte dans une perspective de couverture d’assurance. Il importe d’obtenir de l’assurance avant la tenue de l’événement. Par contre, vous pouvez aussi contracter de l’assurance jusqu’au jour même de la tenue de l’événement.

  • Limite de responsabilité minimum pour le site : La plupart des sites vous obligeront à assurer l’événement, y compris une limite de responsabilité spécifique. Ceci peut varier selon que votre événement est privé ou public. En général, un endroit exigera une limite de responsabilité de 2 000 000 $.
  • Site nommé à titre d’assuré dans la politique : Faut-il fournir au site un certificat d’assurance le nommant comme un assuré additionnel aux termes de votre politique en cas de perte?
  • Assurance annulation : Ceci vous protégera contre des circonstances imprévues comme des conditions météorologiques inclémentes ou un site jugé inutilisable ou si quelque chose d’autre vous oblige à annuler l’événement. Cette couverture peut vous aider à recouvrer beaucoup de coûts et de dépôts déjà versés.
  • Renonciation à la subrogation : Une renonciation à la subrogation est une clause qu’on ajoute à la police et qui stipule que si la compagnie d’assurance paie une réclamation, elle ne peut recouvrer le coût auprès de la personne responsable de la perte. Par conséquent, la compagnie d’assurance prend plus de risques en ajoutant la clause de renonciation à la police.
  • Assurance responsabilité liée à l’alcool : Ceci est parfois nécessaire, surtout si votre événement a lieu dans un site où les barmans ne sont pas couverts. L’assurance responsabilité liée à l’alcool couvre les réclamations associées au fait de causer l’intoxication d’une personne ou d’y contribuer; à la remise accidentelle de boissons alcoolisée à une personne n’ayant pas l’âge légal pour consommer de l’alcool ou qui est sous l’influence de l’alcool; ou à toute loi, ordonnance ou règle ayant trait à la vente, au don, à la distribution ou à l’usage de boissons alcoolisées.

Chaque événement est unique et les éléments abordés dans cette liste ne s’appliqueront pas nécessairement tous à chacun. Cette liste se veut plutôt un cadre de travail vous incitant à commencer à réfléchir plus à fond au processus de planification de votre événement et à vous sensibiliser davantage aux sortes de risques que vous devez gérer. Bonne planification!

Les membres de Bénévoles Canada ont un accès exclusif à une couverture pour les événements spéciaux  par l’entremise de BMS et du programme d’assurance Sous notre aile. Communiquez avec un courtier dès aujourd’hui pour discuter des options de couverture qui conviennent le mieux à votre événement.

Pour toute question ou  demande de couverture – communiquez avec BMS au 1-844-294-2715 ou par courriel à sousnotreaile@bmsgroup.com.

Vous pouvez aussi obtenir d’autres renseignements en allant à : www.underourwing.bmsgroup.com/fr/home.html