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Les organisations de toutes les tailles sont concernées par l’assurance responsabilité civile liée aux pratiques d’emploi; par contre, les organismes sans but lucratif peuvent faire face à davantage de défis ou à des défis plus grands à cause de leur structure et de leur fonction particulière. En fait, les données de l’industrie montrent que la majorité des réclamations d’assurance responsabilité civile des administrateurs et des dirigeants de la part des organismes sans but lucratif sont liées à un congédiement injustifié ou à de la discrimination. Mais heureusement, il existe des mesures que peuvent prendre les organismes sans but lucratif de toutes les tailles et qui peuvent diminuer les risques.
Contrats de travail
Il est primordial de s’assurer d’avoir des contrats de travail qui soient à jour.
Le fait de ne pas avoir de contrat de travail pour chaque employé, qui soit bien rédigé et exécutoire, peut occasionner de nombreux problèmes financiers et juridiques.
Toutes les organisations devraient se doter de contrats de travail qui comprennent au moins les clauses suivantes :
- Une description du travail qui inclut les tâches et les responsabilités de l’employé;
- La durée de la période d’essai (s’il y a lieu);
- La durée de la période d’emploi (p. ex., six mois, un an, trois ans, etc.);
- Le salaire de l’employé et, s’il y a lieu, la structure d’attribution des primes et des avantages sociaux;
- Une clause de résiliation.
Pour s’assurer que les contrats de travail sont exécutoires, ils doivent être signés avant que l’employé ne commence sa première journée de travail.
Congédiement
Les organismes sans but lucratif sont également vulnérables à des variations budgétaires qui se produisent d’une année à l’autre et qui peuvent entraîner le congédiement de personnel afin d’équilibrer les livres. Les clauses de résiliation du contrat de travail sont importantes puisqu’elles permettent de limiter le montant des indemnités de départ qui doivent être versées par l’organisation aux employées dans l’éventualité d’un congédiement. Avec une clause de résiliation appropriée, une organisation peut généralement limiter les versements d’indemnités de départ à un maximum de huit semaines de salaire. Par contre, en l’absence d’une clause de résiliation qui soit exécutoire, l’organisme sans but lucratif pourrait devoir payer jusqu’à deux ans de salaire.
Ce risque peut être minimisé en faisant appel à un avocat pour rédiger des contrats de travail personnalisés et à jour pour les nouveaux employés. Même si l’obtention de contrats de travail personnalisés entraîne des coûts, cela en vaut la peine si on prend en compte les risques financiers liés à l’absence de contrats de travail incluant une clause de résiliation bien rédigée.
Congédiement déguisé
À cause des effectifs réduits et des possibilités de voir des changements rapides dans les sources de financement et les projets à court terme, les organismes sans but lucratif devraient être particulièrement bien informés des risques liés aux congédiements déguisés.
Les congédiements déguisés surviennent quand l’employeur modifie de façon importante les responsabilités de l’employé, son lieu de travail, son salaire, ou d’autres éléments fondamentaux de ses relations avec son travail. Si cela se produit, les employés concernés ont le pouvoir de démissionner et d’alléguer avoir subi un congédiement abusif. Ils peuvent aussi réclamer des indemnités de départ conformément à leur contrat de travail.
Les organismes sans but lucratif peuvent minimiser ces risques en rédigeant soigneusement les contrats de travail et en offrant aux employés des indemnités lorsqu’on leur demande d’assumer de nouvelles responsabilités ou de changer de lieu de travail.
Harcèlement
En raison de la tendance des organismes sans but lucratif à être des milieux de travail où les équipes sont très soudées, à ne pas avoir un service des ressources humaines doté de personnel en nombre suffisant ou à subir de la pression pour appuyer des collectes de fonds, des événements et des programmes hautement performants, les organismes sans but lucratif manquent souvent de politiques officielles contre le harcèlement au travail ou sont enclins à appliquer ces politiques de façon inadéquate. En outre, les organismes sans but lucratif ont souvent des bénévoles qui se joignent à leur organisation et qui peuvent ne pas avoir été informés des politiques de l’organisation contre le harcèlement. Depuis les débuts du mouvement #MoiAussi, ces enjeux sont de plus en plus au centre de l’attention. Lorsque le harcèlement se produit dans un organisme sans but lucratif, comme dans n’importe quelle entreprise, cela peut avoir un effet nuisible sur la réputation de l’organisation et entraîner des conséquences juridiques, qui sont susceptibles de compromettre la capacité de l’organisation à remplir sa mission.
Les organismes sans but lucratif devraient s’assurer de disposer d’une politique écrite contre le harcèlement, mise à la disposition de l’ensemble du personnel, des bénévoles et des membres du conseil d’administration. Aussi, il est important d’offrir régulièrement des formations à propos de ces politiques aux employés et aux bénévoles et de s’assurer que l’apprentissage de ces politiques fait partie du processus d’intégration des nouveaux employés, bénévoles et membres du conseil d’administration. Enfin, les organismes sans but lucratif devraient s’assurer de se doter d’une procédure à suivre qui soit équitable et raisonnable pour traiter les plaintes. Dans les petites organisations ou les organisations très soudées où il serait inapproprié qu’un autre employé reçoive une plainte ou mène une enquête sur la plainte, l’organisme sans but lucratif devrait faire appel à un tiers neutre pour s’en charger, par exemple un consultant en ressources humaines.
Assurances
L’assurance responsabilité civile des administrateurs et des dirigeants offre une couverture aux organismes sans but lucratif et à leurs administrateurs et dirigeants qui pourraient être tenus responsables des actions d’une autre personne (p. ex., un membre du conseil d’administration) qui agit en qualité de membre ou de représentant de l’organisation. Elle couvre les réclamations qui résultent non seulement des actions des administrateurs et des dirigeants, mais aussi des employés, des bénévoles et des membres de comités. L’assurance responsabilité civile des administrateurs et des dirigeants est importante lorsqu’une erreur, une omission, une déclaration erronée, de la négligence ou un manquement au devoir, un manquement aux pratiques d’embauche ou des actes répréhensibles tels que de la discrimination ou du harcèlement sont allégués à l’encontre de toute personne qui agit en qualité de membre ou de représentant de l’organisation.
En général, l’assurance responsabilité civile des administrateurs et des dirigeants inclut aussi une assurance responsabilité civile liée aux pratiques d’emploi, qui offre une protection contre les actes répréhensibles pouvant résulter du processus d’embauche. Les réclamations d’assurance responsabilité civile liée aux pratiques d’emploi les plus fréquentes sont :
- Les congédiements injustifiés;
- La discrimination;
- Le harcèlement;
- Les représailles.
En outre, cette police d’assurance couvre les réclamations qui concernent toutes sortes d’autres types de conduites inappropriées au travail, y compris :
- La diffamation;
- Les atteintes à la vie privée;
- Le refus de promotion;
- La privation d’une possibilité de carrière;
- La négligence lors d’une évaluation, entre autres.
Les organisations qui sont membres de Bénévoles Canada bénéficient d’un accès exclusif à un programme d’assurance responsabilité civile des administrateurs et des dirigeants conçu spécialement pour les organismes sans but lucratif, qui, en plus des situations indiquées ci-dessus, couvre :
- Les violations de la sécurité des données et de la protection des données personnelles;
- Les manquements aux obligations fiduciaires;
- Les administrateurs indépendants, entre autres.
Assurance défense et recours
L’assurance défense et recours couvre les dépenses juridiques encourues en cas d’événements imprévisibles et qui ne sont pas couverts par les assurances traditionnelles de responsabilité civile des administrateurs et des dirigeants. Elle couvre une vaste gamme de frais juridiques, y compris les honoraires d’avocats et les frais de cour, ainsi que les frais en faveur de la partie adverse ordonnés par un juge. Un groupe d’avocats expérimentés vous fait gagner du temps et vous évite de vous inquiéter de la suite des événements, que ce soit en répondant à vos questions juridiques ou en traitant votre litige assuré. En vous procurant une assurance responsabilité civile des administrateurs et des dirigeants du programme d’assurances Sous notre aile, l’assurance défense et recours est automatiquement incluse dans votre contrat d’assurance, ainsi que l’accès à des avis juridiques par l’entremise d’une ligne d’assistance téléphonique gratuite, et l’accès à une nouveauté, en 2022 : une bibliothèque en ligne comprenant des modèles de documents détaillés.
Produits supplémentaires
Assurance responsabilité civile générale
L’assurance responsabilité civile générale protège votre organisation si vous êtes déclaré légalement responsable de blessures ou de dommages matériels causés par les activités de votre entreprise, par des accidents dans vos locaux ou chez un de vos clients, ou par un préjudice imputable à la publicité. Elle couvre les frais liés aux poursuites judiciaires et est souvent requise pour la location et les contrats.
L’assurance responsabilité civile générale est une façon de protéger votre organisation dans l’éventualité où vous deviez vous défendre contre une demande de dommages-intérêts devant le tribunal. Grâce à cette couverture d’assurance, vous recevrez des fonds à hauteur de la limite de votre police afin de couvrir les montants des dommages-intérêts exigés par le tribunal et pour couvrir les frais de défense juridique ou de règlement à l’amiable.
L’assurance responsabilité civile générale est recommandée pour la plupart des organisations, y compris celles qui :
- Sont locataires ou propriétaires d’un bureau;
- Sont en interaction avec des clients ou des membres du public;
- Organisent des événements ou assistent à des événements.
Assurance multirisque des bureaux
Pour les organisations qui doivent assurer des biens de valeur, il est conseillé de se procurer une assurance multirisque des bureaux; elle inclut l’assurance responsabilité civile générale, mais aussi :
Une couverture de la propriété et des biens, tels que les objets qu’on retrouve habituellement dans un bureau, y compris le matériel, les bureaux, les chaises, les classeurs et les ordinateurs, ainsi que l’inventaire, l’aménagement du local et les améliorations qui y ont été apportées.
Une assurance contre les actes criminels, qui protège contre les pertes financières dues à la malhonnêteté, la fraude ou le vol d’argent, de valeurs mobilières ou d’autres actifs que possède l’organisation.
Une couverture du revenu d’entreprise, qui vous assure contre les pertes de revenus qui découlent de la perte matérielle directe ou de dommages causés aux locaux, suite à un incident qui est couvert par l’assurance (p. ex., un incendie).
