Récemment, j’ai assisté au Forum sur le leadership des centres d’action bénévole et à la conférence Synergie à Ottawa. Bien que mon pauvre cerveau ait été saturé après avoir reçu autant d’information et que j’aie discuté avec autant d’incroyables professionnels du secteur de l’engagement bénévole, ces quatre journées m’ont été très utiles et il en est certainement de même pour les autres participants.

Je ne pourrais jamais parvenir à résumer tout ce que j’ai appris des présentateurs, des responsables de centres d’action bénévoles et des gestionnaires de ressources bénévoles présents, mais je vais néanmoins essayer!  Voici quelques faits saillants :

Formation de bénévoles

Établissez des objectifs d’apprentissage clairs.
Expliquez dès le départ aux bénévoles en formation ce qui est attendu d’eux en ce qui a trait à leur apprentissage et à leur capacité de retenir l’information présentée.  Cela peut sembler évident, mais pensez-y un peu : est-ce que les attentes sont vraiment claires pour TOUS les participants?  Nous avons tous déjà ressenti de la frustration à l’école lorsque notre enseignant refusait de nous dire sur quoi un test allait porter.  C’était encore pire lorsque nous avions étudié la mauvaise chose!  Favorisez donc la réussite de vos bénévoles en décrivant clairement vos attentes relatives à leur apprentissage.

Le succès doit être la seule option!
Établissez une échelle relatives aux objectifs d’apprentissage.  Le chiffre le moins élevé correspond à vos attentes minimales à l’égard des bénévoles. Aidez-les à déterminer comment ils aborderont la matière et à quel degré. Voici l’échelle qui nous a été remise lors d’une séance sur la conception universelle d’une formation à l’intention des bénévoles :

Être plus conscient – Être conscient et curieux – Partager l’information avec ses collègues – Intégrer un changement – Penser à revoir une activité

Offrez un organisateur de notes.
Un organisateur de notes aide les apprenants à reconnaître ce qui importe le plus, ainsi que les thèmes ou les sujets qui seront abordés pendant la séance. Il peut s’agir toute simplement de quatre cases dans lesquelles figure un sujet clé.  S’ils savent qu’ils doivent porter attention à ces bribes d’information, ils seront beaucoup plus susceptibles de les retenir. Il s’agit d’une autre façon de décrire les objectifs d’apprentissage.

Répétez l’information clé cinq fois.
Plusieurs recherches ont révélé que le fait de répéter une information cinq fois permet d’optimiser la capacité des apprenants de s’en souvenir. Ne prenez pas le risque que l’un d’eux cherche son stylo ou rêvasse au moment où vous communiquez un renseignement primordial. Répétez ce que vous souhaitez que les bénévoles retiennent.

Engagement des bénévoles

Mettez l’accent sur ce que les bénévoles PEUVENT faire et non sur ce qu’ils n’ont pas le droit de faire.
Les bénévoles doivent se sentir habilités à faire leur travail.  Bien qu’il soit important de préciser les limites de chaque poste, les descriptions de postes ne doit pas porter uniquement sur ce point.  Pensez à la façon dont ces attentes sont présentées aux bénévoles afin qu’ils puissent se sentir aptes à faire une différence.

Offrez des occasions de bénévolat de groupe.
Ce point s’applique tant au bénévolat appuyé par l’employeur (entreprises qui inscrivent leur employés à une activité de bénévolat de groupe en vue d’aider leur collectivité) qu’aux familles qui souhaitent faire du bénévolat avec leurs enfants, ou encore aux groupes d’amis qui veulent faire une différence ensemble.

Ajoutez une touche personnelle.
Pour chaque bénévole, notez le nom des membres de leur famille, leur date d’anniversaire et quelques exemples de sujets de conversation qui les intéressent.  Cela ne signifie pas que votre relation est moins authentique, mais simplement que vous êtes prêt à faire un effort pour maintenir une relation positive avec eux.  De plus, vos notes aideront les futurs gestionnaires de votre organisme à connaître les gens avec qui ils interagiront.

Formez et renseignez le personnel sur l’engagement des bénévoles.
Les relations entre employés et bénévoles sont très importantes.  Si ces dernier ont l’impression que vous seul appréciez leur travail sans toutefois bénéficier de la même appréciation de la part des autres employés de votre organisme, leur sentiment d’appartenance pourrait s’en trouver miné.  Ils pourraient même croire que leurs contributions ne sont ni valorisées, ni importantes.  Comme la plupart des bénévoles s’engagent dans le but de faire une différence, ils pourraient décider d’aller voir ailleurs.

Ne vous limitez pas à seulement consigner le nombre de bénévoles et d’heures de bénévolat.
Évidemment, ces données revêtent une certaine importance, mais elles ne donnent pas une image complète du succès d’un programme de bénévolat.  Pensez donc à inclure des données qui véhiculent les facteurs de réussite que vous constatez.  Si vous ne faites que communiquer des chiffres, ces derniers deviennent les seuls points de référence pour l’engagement bénévole.  Une explication détaillée de ces données peut vraiment les mettre en contexte et aider vos dirigeants à comprendre à quel point l’engagement bénévole étaye votre mission.

Rétention des bénévoles

Définissez ce qui constitue une rétention de bénévoles efficace. 
Le fait de vous pencher sur la façon dont votre organisme définit l’efficacité de la rétention des bénévoles peut vous permettre de déterminer si cette définition est alignée avec ce que vous constatez au quotidien.  Dans le cas contraire, il s’agit d’une bonne occasion de discuter avec la haute direction des changements à apporter à cette définition et à la mesure de l’efficacité de la rétention des bénévoles.

Répondez à vos messages téléphoniques et à vos courriels.
Si vous ne rappelez pas un bénévole potentiel ou ne répondez pas à son courriel dans les délais attendus, il aura l’impression de ne pas être à la hauteur de l’organisme – ce qui commence très mal votre relation!  Si vous savez que vous mettrez plus d’une journée ou deux à répondre, activez votre message de réponse automatique afin de communiquer à tout bénévole potentiel à quel moment ils peuvent s’attendre à recevoir une réponse de votre part.

Si vous les appréciez, laissez-leur un peu de liberté!
Bien évidemment, ne dites pas à vos bénévoles les plus dévoués de partir, mais donnez-leur la permission de le faire et encouragez-les à prendre congé du bénévolat s’il en ressentent le besoin (ce qui pourrait même vouloir dire de faire du bénévolat pour un autre organisme).  Si, toutefois, vous entretenez votre relation avec eux pendant qu’ils sont engagés ailleurs, ils seront plus susceptibles de vous revenir que si vous les faites sentir coupables de partir ou d’avoir des priorités changeantes.

Gestionnaires des bénévoles

Établissez des liens.
À moins de travailler au sein d’un organisme de très grande taille, vous êtes probablement le seul responsable de l’engagement des bénévoles au sein de votre organisme.  Même si vos collègues sont des plus sympathiques, vous pourriez vous sentir isolé et esseulé si votre travail diffère grandement de celui des autres.  Faites donc l’effort d’apprendre à connaître les autres gestionnaires des bénévoles de votre région et de votre secteur.  Vous pourrez ainsi profiter de leur savoir-faire, partager vos réussites et vos échecs avec des gens qui comprennent votre travail, et trouver ensemble des ressources ou des solutions novatrices.

Siégez au conseil d’administration d’un organisme à but non lucratif.
Non seulement acquerrez-vous de nouvelles compétences de leadership et de gestion, mais vous pourrez promouvoir une culture d’engagement bénévole et valoriser les contributions des bénévoles de votre organisme. De plus, vous aurez une perspective unique et interagirez avec les bénévoles.  Le secteur a besoin d’une telle représentation de la part de ses dirigeants!

Faites de la promotion au sein de votre organisme.
Faites part haut et fort des réussites de votre organisme!  Notre profession doit se faire davantage valoir auprès de nos conseils d’administration, de nos cadres et de nos collègues afin que la valeur des bénévoles et des investissements dans les programmes de bénévolat soit reconnue.

Abordez le centre d’action bénévole de votre région.
Les centres d’action bénévole sont des ressources locales sans pareilles.  Ils fournissent l’infrastructure du processus de recrutement, des ressources, de l’information et des points de contact.  Ils sont positionnés pour rester à l’affût des tendances locales intersectorielles et peuvent prodiguer des conseils d’experts relatifs à celles-ci.  Leur mandat consiste à appuyer le bénévolat au sein de leur collectivité.  Ils sont là pour aider les organismes comme le vôtre!

À la fin de ces quatre journées, je me sentais inspirée, dynamisée et connectée avec ceux qui partagent ma passion pour l’engagement des gens au sein des collectivités.  D’autres articles de blogue seront publiés au cours des prochains mois et porteront sûrement sur le thème de la conférence et sur les conversations que j’ai eues avec divers responsables de centres d’action bénévole et gestionnaires de bénévoles.  De telles occasions de nous rassembler et d’apprendre les uns des autres sont inestimables.  J’ai déjà hâte à la prochaine conférence!

Merci à l’équipe qui a travaillé sans relâche pour organiser cette conférence.  Votre dur labeur nous a permis de vivre une expérience des plus mémorables.