Quel rôle jouent les conseils d’administration lors d’une urgence de santé publique? Les organismes sans but lucratif à l’échelle du Canada travaillent d’arrache-pied pour réagir à la pandémie de COVID-19 afin de permettre le maintien de la prestation des services essentiels dans leurs collectivités. Simultanément, ils doivent gérer l’incidence de cette pandémie sur leur propre viabilité. Des décisions difficiles doivent être prises dans cette situation sans précédent en constante évolution.

Rôle du conseil d’administration en temps de crise

Si l’organisme compte des employés rémunérés, le conseil d’administration doit collaborer étroitement avec les dirigeants afin de soutenir toute décision opérationnelle et d’évaluer les risques associés à celles-ci. Dans le cas des organismes qui ne comptent que des bénévoles, le conseil d’administration doit travailler avec les leaders bénévoles et les principaux intervenants. Ses responsabilités juridiques continuent de se rapporter à la supervision, à la stratégie et au respect de la mission de l’organisme. Ainsi, lorsqu’un organisme est doté d’employés rémunérés, le conseil d’administration est normalement moins impliqué dans les activités. Toutefois, à l’heure actuelle, il doit participer davantage à la détermination de l’incidence de cette crise de santé publique sur l’organisme.

Gestion du risque : 10 questions à se poser

  1. Selon les autorités de santé publique, sommes-nous autorisés à maintenir notre offre de programmes et de services?
  2. Si nous continuons de les offrir, comment pouvons-nous en modifier la prestation afin d’en atténuer les risques?
  3. Quelles sont les répercussions financières de l’annulation ou du report de nos programmes, de nos services et de nos événements?
  4. Quelle est la position des bailleurs de fonds en ce qui a trait aux subventions accordées à nos programmes et à nos projets?
  5. Quelle est l’incidence de la situation actuelle sur notre capacité à conserver nos employés rémunérés?
  6. Quelles ressources permettraient à nos employés de faire du télétravail?
  7. Quelles sont les plus grandes vulnérabilités de l’organisme à court et à long terme?
  8. Comment pouvons-nous prévenir le pire des scénarios?
  9. Quelles questions des médias souhaitons-nous le plus éviter?
  10. Comment pouvons-nous continuer de nous acquitter de notre obligation de diligence?

Après avoir réfléchi à ces questions, le conseil d’administration pourra prendre toute décision organisationnelle nécessaire (par ex., quels programmes doivent se poursuivre, lesquels doivent être modifiés, lesquels doivent être interrompus et quels nouveaux programmes peuvent être lancés). Il pourra également déterminer les politiques et les procédures à réviser ou à modifier à la lumière des changements apportés et des risques potentiels.

Le blogue BoardSource recommande de mettre en place un plan d’intervention en cas de crise qui permettra de diffuser des messages cohérents au grand public, aux employés et aux bénévoles. Ce plan peut inclure les points suivants :

  1. Communications : comment devrions-nous communiquer et avec qui? À quel moment devrions-nous communiquer? Quels renseignements devrions-nous communiquer?
  2. Stratégie relative aux médias
  3. Coordonnées des principaux intervenants
  4. Énoncés de politique essentiels
  5. Sujets de discussion pour les FAQ

Une communication claire et cohérente par le biais des voies approuvées permettra d’assurer la sécurité du personnel et des intervenants.

Viabilité financière

Le conseil d’administration doit se préoccuper de la situation financière de l’organisme et évaluer diverses mesures qui permettront de minimiser toute perte financière potentielle. Les dirigeants ou les leaders bénévoles pourraient avoir besoin de soutien pour prendre des décisions concernant la réaffectation ou le licenciement du personnel, ou encore pour discuter avec les bailleurs de fonds actuels de la réaffectation des fonds ou de l’obtention de fonds supplémentaires pour les besoins liés à la pandémie.

Assemblée générale annuelle

Comme les directives et les règles actuelles liées à la COVID-19 interdisent les rassemblements de groupe et qu’il est impossible de tenir une assemblée traditionnelle, vous pourriez devoir consulter votre conseiller juridique afin de déterminer l’approche qui conviendra le mieux à votre organisme. Trois options s’offrent à vous :

  1. Reporter l’assemblée
  2. Tenir une assemblée virtuelle
  3. Tenir une assemblée hybride

Il incombe au conseil d’administration d’aider les dirigeants et le personnel à maintenir les activités quotidiennes de l’organisme, tout en évaluant la situation actuelle et en dressant un plan d’action à long terme. Il peut contribuer aux besoins et aux activités de l’organisme en tentant de déterminer l’avenir de l’organisme dans une optique à plus long terme.

Ressources supplémentaires :

Les assemblées générales annuelles pendant la pandémie de covid-19 (Bénévoles Canada, bms., Gowling WLG)
COVID-19: Volunteer Engagement in Public Health Emergencies: Risk and Liability (Bénévoles Canada, bms., Gowling WLG)