En réponse aux restrictions relatives aux rassemblements et aux déplacements attribuables à la COVID-19, les entreprises et les organismes sans but lucratif se voient contraints de reporter ou d’annuler les activités de bénévolat en personne de leurs employés bénévoles. À la lumière de ce fait, nous vous proposons cinq bonnes façons de maintenir un engagement communautaire d’entreprise significatif, d’assurer la motivation de vos employés, et d’appuyer vos partenaires sans but lucratif et vos collectivités.

Mais d’abord, réfléchissons un peu au contexte actuel. Le secteur sans but lucratif a été frappé de plein fouet.  Vos employés et vous devez donc tenir compte de certains éléments importants avant de communiquer avec différents organismes.

Prestation de programmes et de services à l’époque de la distanciation physique – Tout comme les entreprises, les organismes sans but lucratif tentent de déterminer s’ils peuvent tout de même offrir leurs programmes et leurs services en imposant certaines restrictions, et comment procéder. De plus, toujours à l’instar des entreprises, ils doivent réexaminer leurs activités de semaine en semaine. Par exemple, le Neighbourhood Group de Toronto a dû annuler temporairement son service de garderie et ses programmes sociaux et récréatifs, mais il continue d’offrir certains services essentiels tels que les soins personnels et l’aide à domicile pour les aînés isolés, la popote roulante et la livraison d’épicerie.

Réduction des finances et des ressources humaines – Une faible proportion d’organismes a enregistré une hausse sur le plan des finances et tente d’intensifier ses activités afin de répondre à des besoins accrus. Toutefois, la plupart éprouvent des difficultés financières, car leurs programmes de collecte de fonds et de rémunération à l’acte ont été interrompus et les prêts sont hors de portée. Entre les baisses de recettes et la réduction nécessaire d’activités, plusieurs organismes sans but lucratif ont dû procéder à des congédiements et réduire considérablement leurs ressources humaines. Des 16,4 millions de Canadiens qui composent le secteur sans but lucratif, 14 millions (ou 85 %) sont des bénévoles. Les bénévoles de plus de 65 ans – ceux-là même que l’on encourage le plus à rester chez eux – sont ceux qui, normalement, accumulent le plus d’heures de bénévolat. Il arrive également que des employés qualifiés ne soient pas disponibles en raison des règles de distanciation physique, d’une maladie, ou de leurs responsabilités familiales. Même si plusieurs organismes sans but lucratif manquent de main d’œuvre, le fait d’avoir un plus grand nombre de bénévoles motivés ne leur permettrait pas de relever tous leurs défis.

Nouveaux points à considérer pour le recrutement, la formation, le filtrage et la gestion – Les changements apportés aux programmes signifient que les bénévoles doivent être mis à contribution de nouvelles façons, ce qui exige le suivi d’une nouvelle formation et l’adoption de nouvelles approches qui pourraient être peu familières (par ex., formation en ligne ou par webinaire). Les organismes sans but lucratif examinent attentivement les défis relatifs au filtrage. Un des facteurs qui compliquent la situation est le fait que certains services de police ne procèdent pas actuellement aux vérifications de l’aptitude à travailler auprès des personnes vulnérables. Tout cela signifie qu’il faut sélectionner et gérer les bénévoles de nouvelles façons, tout en assurant la prestation sécuritaire et efficace des programmes et des services. Cependant, il faut prévoir beaucoup de temps pour élaborer de nouveaux processus et procédures. Et, tout comme les entreprises, les organismes sans but lucratif ne savent pas si les plans qu’ils dressent seront en vigueur pour quatre semaines ou quatre mois. Pour certains organismes, la création de nouveaux postes bénévoles n’est tout simplement pas justifiable.

Bénévolat informel et gestion du risque – Entre les besoins communautaires et les services toujours offerts, il y a les nombreux efforts informels de bénévoles qui vont chercher l’épicerie de personnes isolées ou les emmènent à un rendez-vous. Toutefois, la plupart de ces initiatives bien intentionnées excluent les protocoles de gestion du risque que les organismes sans but lucratif adoptent en vue d’assurer la sécurité des bénévoles et des personnes desservies, ce qui peut poser certains défis entre étrangers.

5 façons de maintenir l’engagement des employés bénévoles

1. Offrir des occasions de bénévolat virtuel ou à distance dans la mesure du possible
Comme de nombreuses occasions de bénévolat en personne ont été suspendues ou annulées, recherchez des occasions virtuelles (par ex., mentorat par voie électronique) ou à distance (par ex., confection de masques ou appels téléphoniques à des aînés afin de prendre de leurs nouvelles). À cet effet, renseignez-vous davantage sur les occasions de bénévolat virtuel pour employés bénévoles. Vos partenaires sans but lucratif s’efforcent peut-être d’adapter leurs occasions de bénévolat existantes ou de créer de nouvelles occasions virtuelles afin de faire avancer leur mission. Il pourrait d’agir de bénévolat axé sur les compétences ou d’occasions de bénévolat pro bono qui appuient divers secteurs clés comme les RH, les TI ou le marketing. Communiquez avec vos partenaires sans but lucratif afin de vous enquérir au sujet de leurs besoins les plus pressants et des meilleures façons de les aider. Affectez cette tâche à votre comité de bénévolat ou à un groupe d’employés engagés envers la collectivité. Assurez-vous de faire part du contexte des organismes à ces bénévoles de confiance, et encouragez-les à faire preuve de patience et de souplesse. Les besoins, les défis et les rôles bénévoles des organismes sans but lucratif changent rapidement. Certains organismes pourraient avoir suspendu leurs activités de recrutement, leurs programmes ou leurs services. Consultez le site Web de Bénévoles Canada pour obtenir une liste des centres d’action bénévole à l’échelle du pays qui publient des occasions de bénévolat virtuel.

2. Communiquez clairement l’étendue du soutien accordé au bénévolat en personne
Malgré tout, il existe encore des postes de bénévolat en personne à combler afin d’aider les personnes les plus vulnérables de nos collectivités. De telles occasions pourraient peut-être intéresser certains de vos employés. Toutefois, en cette période de pandémie de COVID-19, ces rôles comportent un certain risque. Votre entreprise doit donc déterminer le type de soutien qu’elle est prête à offrir, le cas échéant, et communiquer cette information. Vous pourriez limiter ce soutien au seul fait d’informer vos employés des façons les plus efficaces de trouver des occasions de bénévolat en personne, tout en les avisant que votre entreprise n’appuie pas officiellement la participation à celles-ci pour des raisons de santé. Vous pourriez également diriger vos employés vers le document Faire du bénévolat de manière sécuritaire pendant une crise de santé publique de Bénévoles Canada.

3. Encourager les collectes de fonds virtuelles
À l’heure actuelle, la principale ressource dont ont besoin les organismes sans but lucratif est l’argent. Certaines entreprises dotées de plates-formes de don (par ex., Benevity, Your Cause, etc.) engagent leurs employés en ajoutant des sommes à donner dans leurs comptes de don. Certains employés participent à des événements virtuels de collecte de fonds comme des spectacles amateurs virtuels, des marchethons ou des vélothons. D’autres entreprises comme Tata Consultancy Services encouragent leurs employés à faire des dons en ligne en offrant d’égaler les sommes versées.

4. Éduquer et engager au moyen de déjeuners-causeries virtuels
Il s’agit d’un excellent temps pour inciter vos employés à se renseigner davantage sur les enjeux communautaires et les organismes sans but lucratif qui s’y consacrent. Pourquoi ne pas inviter un organisme à faire une présentation ou une visite virtuelle? N’oubliez toutefois pas de la payer pour son temps et de lui rembourser toute dépense connexe. La Banque TD s’est dotée d’un centre d’apprentissage interne dont le but est de sensibiliser les employés aux défis des organismes de leur collectivité. Comme la banque TD, vous pourriez créer un forum et demander à vos employés de s’y inscrire afin de présenter à leurs collègues un organisme ou une cause qui leur tient à cœur. Prévoyez du temps pour une discussion après les présentations et encouragez vos employés à y prendre part. Ces activités jettent les bases du savoir et de l’intérêt communautaire sur lesquelles s’appuieront les futures activités des employés.

5. Motiver en établissant des liens et en célébrant les efforts
Il existe autant de raisons de faire du bénévolat que de bénévoles. Toutefois, la création de liens avec d’autres employés et la reconnaissance des efforts déployés sont deux grandes sources de motivation pour les employés bénévoles. Créez une atmosphère sociale en mettant sur pied des groupes de clavardage ou en convoquant des réunions virtuelles au cours desquelles vos bénévoles pourront partager leurs expériences et leurs progrès. Rappelez-leur que les canaux de communication réguliers existent toujours et qu’ils permettent de souligner les efforts de bénévolat appuyés par l’employeur ou de créer de nouveaux mécanismes incitatifs. À titre d’exemple, tous les mercredis, First West Credit Union lance un défi à ses employés : chacun est encouragé à participer à un défi de questions ou de photos thématiques afin de démontrer son appui envers la collectivité. Chaque fois qu’ils y participent, l’entreprise fait un don en leur nom à un organisme de bienfaisance.

N’oubliez pas que le bénévolat comporte de nombreux avantages, tant pour les personnes desservies que pour les bénévoles. En cette période de crise, le sentiment d’allégresse qui accompagne l’acte d’aider autrui pourrait être le coup de pouce dont ont tant besoin certains employés en ce moment.